FAQ - Les réponses à vos questions

Par une experte en organisation d’events depuis plus de 25 ans !

FAQ

Quelques questions que vous pourriez avoir… 

Je n'ai pas encore de budget alloué pour mon événement, par où commencer ?

C’est une situation très fréquente, et ce n’est absolument pas un frein pour démarrer un projet.

Lors de notre premier échange, nous définissons ensemble les objectifs de votre événement, le nombre de participants, vos priorités et vos attentes. À partir de ces éléments, je vous aide à construire un budget réaliste et cohérent, en identifiant les postes indispensables et ceux qui peuvent évoluer selon vos contraintes.

L’objectif est simple : vous permettre de prendre les bonnes décisions dès le départ, sans mauvaise surprise.

Organiser un événement demande bien plus que réserver un lieu ou contacter un traiteur.

Faire appel à Purple Zest, c’est bénéficier de plus de 25 ans d’expérience dans l’événementiel professionnel auprès de grandes entreprises internationales en Suisse. Cette expertise permet d’anticiper les imprévus, de gagner un temps précieux, d’optimiser les budgets, de coordonner les prestataires et surtout de vous permettre de rester pleinement concentré sur vos invités et vos équipes.

Je peux intervenir à différents niveaux : de quelques heures de coordination le jour J jusqu’à la gestion complète de votre projet.

Vous gardez le contrôle, je m’occupe du reste.

Pas du tout.

De nombreux clients me contactent alors que leur événement est déjà lancé. Je peux reprendre la coordination à n’importe quelle étape : recherche de prestataires, logistique, création du déroulé, gestion des inscriptions, accueil des participants, coordination technique ou pilotage du jour J.

Mon rôle est de venir renforcer vos équipes, sécuriser l’organisation et faire en sorte que tout se déroule avec fluidité.

Même quelques jours avant un événement, il est souvent possible d’apporter une réelle valeur ajoutée.

Absolument pas.

Chaque projet mérite la même exigence, qu’il réunisse 15, 50, 300 ou plusieurs milliers de participants.

Séminaires, conférences, soirées d’entreprise, lancements de produits, journées collaborateurs, inaugurations ou événements VIP : j’adapte mon accompagnement à la taille de votre événement, à vos objectifs et à votre budget.

Ce qui compte avant tout, c’est la qualité de l’expérience vécue par vos participants.

Oui.

Basée dans la région genevoise, j’accompagne des entreprises dans toute la Suisse romande et, selon les projets, dans l’ensemble de la Suisse ainsi qu’à l’international.

Grâce à mon expérience acquise au sein de groupes internationaux, je suis habituée à travailler avec des équipes multiculturelles et à coordonner des événements dans différents environnements.

Bien sûr.

Je m’intègre facilement à votre organisation et collabore avec les partenaires que vous connaissez déjà.

Si vous disposez de vos propres fournisseurs, je prends en charge leur coordination afin de garantir une organisation fluide. Si vous recherchez de nouveaux partenaires, je peux également vous recommander des prestataires de confiance sélectionnés pour leur professionnalisme.

Mon objectif est toujours de constituer l’équipe la plus adaptée à votre événement.

Chaque événement est unique, et chaque projet mérite une approche personnalisée.

N’hésitez pas à me contacter pour échanger sur vos idées, vos objectifs ou simplement pour obtenir un premier avis. Le premier échange est sans engagement et permet souvent de transformer une simple idée en un projet concret.

Parce que les plus beaux événements commencent toujours par une conversation.

Contact

J'aimerai organiser un évènement, mais je ne sais pas comment m'y prendre, ni comment commencer !

Si vous n’avez jamais organisé un évènement avec plus de 20 personnes, cela peut sembler une tâche insurmontable !
Je vous aide ici à vous y atteler en 6 étapes :

  • Définir le POURQUOI et le QUI

    C'est la définition de l'event.
    Avant tout, clarifier son objectif : est-ce un anniversaire, une conférence, un atelier ?
    Déterminer ensuite le public cible et le nombre approximatif d'invités.
    Cette étape conditionnera tout le reste.

  • Fixer le BUDGET

    C'est l'étape la moins fun mais la plus cruciale.
    Établir une enveloppe globale et la répartir par postes (lieu, traiteur, communication, décoration).
    Garder toujours une petite marge de 10% pour les imprévus.

  • Choisir la DATE et le LIEU

    Sélectionner une date, vérifier qu'elle ne tombe pas pendant un jour férié ou un autre gros événement).
    Ensuite, chercher un lieu qui correspond à l'ambiance souhaitée et à la capacité d'accueil nécessaire.
    Réserver le plus tôt possible !

  • Planifier la LOGISTIQUE et les PRESTATAIRES

    Faire la liste de ce dont on a besoin : traiteur, technique (son/lumière), mobilier, photographe.
    Contacter plusieurs prestataires pour comparer les devis.
    Bloquer/réserver les favoris.

  • Lance la COMMUNICATION et les INVITATIONS

    Créer un visuel et envoyer les invitations (via mail, réseaux sociaux ou papier).
    Ne pas oublier pas de demander une réponse avant une date précise pour gérer les quantités.

  • Établir le PROGRAMME du JOUR-J

    Préparer un planning minute par minute de la journée : de l'arrivée des prestataires pour l'installation jusqu'au rangement final.
    Cela permet de rester serein et de savoir exactement quoi faire à chaque instant.

Rien que de lire ces étapes vous donne le tournis et vous pensez ne pas y arriver ?

contactez-moi
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